Solicitando digitalização pelo sistema

A McFile integra a gestão de documentos digitais ao acervo físico, permitindo a conversão de arquivos de papel para o formato digital de maneira organizada. Por meio do fluxo de solicitação de digitalização, os usuários podem pedir que itens específicos sejam processados pela equipe de arquivo, garantindo o acesso rápido à informação.

O pedido de digitalização é iniciado diretamente pela ferramenta de busca, onde os itens são identificados e encaminhados para o fluxo de solicitação.

1. Localize o item desejado utilizando a pesquisa da McFile.

2. Marque a caixa de seleção ao lado do item que deseja digitalizar.

3. Clique no botão Solicitar.

4. No formulário do fluxo, verifique as informações preenchidas automaticamente e ajuste o campo Tipo de Solicitação para a opção "Digitalização".

5. Confirme o envio clicando em Solicitar, localizado no canto superior direito da página.

Caso a demanda seja de alta prioridade, altere o campo Urgente para "Sim".

Assim que a solicitação é enviada, os gestores do sistema recebem um alerta com o link para o fluxo, onde podem validar a demanda e dar continuidade ao processo de digitalização.

Também é possível acessar o fluxo de solicitação diretamente pelo menu de navegação. Para isso, vá em Cadastro (+) > Tarefas do Arquivo > Solicitação de Serviço.

A McFile mantém um registro permanente de todas as digitalizações realizadas, facilitando auditorias.