Enviando caixas para o Arquivo Central

Para enviar caixas para o arquivo central, as mesmas devem ser inventariadas pelo remetente, a fim de evitar dúvidas quanto ao material recebido ou organização interna do arquivo.

O procedimento de inventário pode ser feito diretamente pelo sistema McFile ou através de planilha padrão. Sempre antes do envio físico do material.

É fundamental numerar as caixas antes do envio, esse identificador será usado internamente para identificação de cada caixa. A numeração deve ser feita com caneta pilot preta ou azul na área delimitada para tal. 

Uma vez recebidas as caixas ganharão também etiqueta interna do McFile.

Lembre-se que o peso limite de uma caixa padrão (tri-box) é de 20 kg.

Ex:

Inventariando as caixas através do McFile

Para inventário através da ferramenta web, use o cadastro de Caixas disponível através do Menu "Arquivo"

No campo "número da caixa", coloque o número interno de identificação, o qual deve estar escrito na caixa com caneta pilot.

Preencha os demais campos e clique em salvar. Para iniciar um novo cadastro aproveitando o modelo de ficha já salva, use a função "Clonar".

Lembrando que os campos sinalizados com * (asterisco), são de preenchimento obrigatório.

O McFile permite cadastro de caixas dentro de outras caixas. Nesse caso utilize o campo "Caixas contidas" (caixas box) para cadastrar caixas menores dentro da caixa padrão ou ao contrário, através do campo "in-caixa".

Se quiser melhorar a classificação descrevendo todas as pastas dentro de cada caixa, utilize o campo "Pastas contidas".

Inventariando as caixas através de planilha excel

Para inventário através de planilha excel, use o modelo padrão fornecido: 

  Planilha de Importação de Caixas

As instruções de preenchimento encontram-se dentro da própria planilha. A planilha deve ser enviada em formato eletrônico antes do envio das caixas físicas.

Lembre-se que nesse caso há menos possibilidade de descrever as caixas pela limitação do próprio formato da planilha.